Данная система разработана компанией АйТи (http://www.it.ru). Относится к категории систем, ориентированных на поддержку управления организацией, эффективной работы сотрудников и на накопление знаний, и при этом имеет развитые дополнительные сервисы.

Основное применение - создание корпоративной системы, охватывающей деятельность сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие бизнес-процессы. Поддерживает делопроизводство, организационное управление, согласование документов. Отличительная особенность ее в том, что, будучи полноценной системой документооборота, она уже обладает всей необходимой функциональностью для реализации делопроизводства. В ней с самого начала фигурируют понятия, роли и функции, присущие организациям со сложной иерархической структурой в России. Другая отличительная черта системы «БОСС-Референт»: в ней реализованы функции CRM-системы, контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания (в «БОСС-Референт» интегрирована система FineReader), электронной конференции и доски объявлений.

Система реализована на платформе LotusNotes. Благодаря этому вдобавок к функциям «БОСС-Референт» пользователи получают в свое распоряжение все богатство функциональности самой среды LotusNotes, включая электронную почту, репликацию данных, возможность удаленной работы и т.д. «БОСС-Референт» является наиболее открытой во всех смыслах системой – она поставляется вместе с полными исходными текстами. К ней дополнительно прилагается инструментарий разработчика с полным описанием функций прикладного программного интерфейса.

1.1. Назначение системы «босс-Референт»

Система БОСС-Референт разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Ее потребителями являются коммерческие компании, федеральные государственные унитарные предприятия, государственные органы власти.

Главными результатами внедрения системы являются :

Повышение управляемости организации. Новый уровень исполнительской дисциплины.

Поддержка регламентов внутрикорпоративного взаимодействия. Повышение скорости принятия решений.

Создание условий для обмена знаниями и информацией. Совершенствование процессов, продуктов и услуг организации.

Преимущества системы БОСС-Референт

Средства создания единого информационно-управленческого пространства для организаций любой сложности: распределенных, многоуровневых, функционально-проектных.

Поддержка сложных маршрутов согласования документов.

Развиваемость решения. Быстрая автоматизация бизнес-процессов благодаря наличию встроенных процессов обработки документов, настраиваемых и модифицируемых с учетом специфики заказчика.

Надежная работа, высокие показатели производительности, удобство администрирования и масштабирования, Web-доступ.

Наличие средств защиты информации. Возможность построения на базе БОСС-Референта системы юридически значимого электронного документооборота.

Простота освоения пользователями.

Успешное использование системы ведущими компаниями и организациями России.

Функциональность системы

Система БОСС-Референт обеспечивает автоматизацию процессов:

Документационного обеспечения принятия решений, включая создание проекта документа, его согласование, утверждение и направление в архив;

Контроля исполнительской дисциплины, в том числе процессы формирования поручений и контроля их выполнения;

Работы с входящей и исходящей корреспонденцией.

Названные функции могут быть реализованы в организациях и компаниях, имеющих многоуровневую, территориально-распределенную и функционально-проектную структуру.

Автоматизируемые функции

Документационное обеспечение принятия решений:

Автоматизация утвержденных регламентов и управление их изменениями. Регламент - документ, который перечисляет и описывает по порядку этапы (шаги), которые должен предпринимать участник или группа участников для выполнения бизнес-процесса, как правило, с указанием требуемых сроков выполнения этапов (шагов).

Поддержание работы конечных пользователей согласно регламентам.

Подстрока регламентов в ходе их использования «на лету».

Контроль прохождения документов согласно регламенту: даты, визы, версии и редакции документов.

Поддержка сложных схем согласования: параллельное, последовательное, с переходами по условиям.

Работа с версиями и редакциями документов.

Обработка входящих и исходящих документов:

Регистрация корреспонденции, поступающей в различных видах. Связывание документов «по вопросу».

Наложение резолюций. Пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам. Резолюция (лат. resolution - решение, разрешение) - решение, принятое должностным лицом или совещательным органом, международной организацией.

Поддержка сложных регистрационных номеров.

Обеспечение работы нескольких канцелярий.

Контроль исполнительской дисциплины.

Быстрый доступ к документам, имеющим отношение к новым и ранее созданным поручениям.

Формирование поручений, корректировка списка исполнителей и сроков выполнения поручений.

Контроль сроков и работ по выполнению поручений.

Мониторинг и статистика выполнения поручений и отработки документов. Мониторинг - процесс наблюдения и регистрации данных о каком либо объекте на неразрывно примыкающих друг к другу интервалах времени, в течение которых значения данных существенно не изменяются.

Поддержка сложных организационных структур компаний и организаций.

Ведение данных о подчиненных компаниях, подразделениях и сотрудниках организаций.

Поддержка механизмов доверенных лиц, делегирования полномочий и совмещений.

Управление правами сотрудников на создание, согласование подписание, регистрацию документов и т. д.

Функциональная структура системы БОСС-Референт

Системы сканирования и распознавания текста

Система БОСС-Референт интегрирована с системами сканирования и распознавания текста ABBYY FineReader (версия 4.0 или SE 7.0) и CuneiForm (версия 10 и выше). FineReader - система оптического распознавания символов, разработанная российской компанией ABBYY . CuneiForm (англ. cuneiform кьюниформ - клинопись), Cognitive OpenOCR - свободно распространяемая открытая система оптического распознавания текстов российской компании Cognitive Technologies. Наличие интеграции позволяет организовать быстрое автоматическое преобразование документов из бумажного в электронный вид и удобный ввод их в систему. Интеграция - восстановление, восполнение, сплочение, объединение политических, экономических, государственных и общественных структур в рамках региона, страны, мира.

БОСС-Референт предлагает три варианта использования средств сканирования в системах электронного документооборота и автоматизации делопроизводства:

Использование настольного сканера для организации индивидуального сканирования. Рекомендуется использовать в организациях с небольшим объемом входящих документов

Использование сетевых сканеров для рабочих групп

Использование потоковой линии сканирования, обеспечивающей быстрое автоматическое преобразование документов в электронный вид в непрерывном потоковом режиме. Такое сканирование выполняется с использованием технологии штрих-кодов и рекомендуется применять в организациях с большим объемом входящей корреспонденции, с территориально-распределенной структурой аппарата управления, в центральных аппаратах министерств и ведомств.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ АССОЦИАЦИЯ

«РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ»

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине: «Системы электронного документооборота»

на тему: « Система электронного документооборота Босс-Референт »

Выполнила студентка 1 курса

Специальность: 230701 Прикладная информатика (по отраслям)

Мысина Анастасия Николаевна

• Введение
• 1. Характеристика СЭД Босс-Референт
• 1.1 Электронный документооборот: сущность и актуальность
• 1.2 Описание СЭД Босс-Референт
• 1.3 Преимущества и недостатки СЭД БОСС-Референт
• 2. Анализ опыта внедрения СЭД БОСС-Референт
• 2.1 Практика внедрения БОСС-Референт в Федеральной налоговой службе Российской Федерации
• 2.2 Опыт использования БОСС-Референт в Роснедвижимости
• Заключение
• Список литературы

Введение

Внедрение системы электронного документооборота актуально для любого государственного учреждения, особенно в свете государственной программы по созданию «электронного правительства».

Внедрение системы повысит уровень контроля выполнения сотрудниками своих обязанностей, повысится исполнительская дисциплина, а вместе с этим организация приобретет:

- прозрачность движения документов;

- единое информационное пространство, информационно связывающее подразделения Департамента и контрагентов;

- гарантированное наличие информация и моментальный доступ к ней;

- ускоренный обмен документами и сроки исполнения в виду отсутствия необходимости в физическом размножении и перемещении документов;

- управляемые и контролируемые информационные потоки и, как следствие, повышение управляемости организацией в целом.

Основная идея методики выбора эффективной модели внедрения СЭД состоит в проведении анализа характеристик требований, изучении возможностей участников команды разработчика и коллектива пользователей, а также зависит от типа проекта и возможных рисков.

В основе методики выбора ПО системы электронного документооборота лежит сопоставление требований, предъявляемых к будущей системе с функциональными возможностями того или иного ПО, сравнительный анализ, а также удовлетворение требований самой СЭД к аппаратно-технической инфраструктуре.

Цель настоящей работы - изучение системы электронного документооборота Босс-Референт.

Для достижения данной цели необходимо решение ряда задач:

- описать СЭД Босс-Референт;

- рассмотреть пользователей системы электронного документооборота БОСС-Референт;

- выявить преимущества и недостатки СЭД БОСС-Референт;

- проанализировать практику внедрения БОСС-Референт в Федеральной налоговой службе Российской Федерации;

- оценить опыт использования БОСС-Референт в Роснедвижимости.

Объект исследования - система электронного документооборота Босс-Референт.

Предмет исследования - автоматизация документационного обеспечения.

1. Характеристика СЭД Босс-Референт

1.1 Электронный документооборот: сущность и актуальность

электронный документооборот референт

Мировая практика, подкрепляемая рядом исследований, показывает, что при принятии решения о внедрении СЭД на организации, как правило, воздействуют три фактора: желание повысить свою эффективность, оптимизировать бизнес-процессы и обеспечить соответствие законодательным требованиям. Российский рынок в этом плане не исключение. К слову, актуальность перехода на электронный документооборот российских компаний во многом подогревается вступившим в силу законом «О персональных данных» (№ 152-ФЗ), который предъявляет серьезные требования к хранению, сбору, передаче и обработке данных клиентов. Увеличение объемов хранимой информации и необходимость обеспечения ее надежной защиты делают выбор компаний в пользу информационных систем еще более очевидным.

Вместе с тем не будем забывать о специфике, традиционно присущей российскому делопроизводству. Проекты документов, журналы ознакомления, журналы передачи, поручения по документам и проектам, задачи по поручениям, контроль исполнения, вариативные процессы согласования документов - все эти особенности российского документооборота должны быть учтены в СЭД. При этом необходимо, чтобы система отвечала одновременно требованиям руководителей, способствуя повышению управленческой эффективности, а также потребностям сотрудников, создавая необходимые условия для повышения производительности труда и качества обслуживания клиентов.

Современный руководитель от СЭД ждет, разумеется, главного, а именно повышения эффективности предприятия. Сегодня далеко не все компании могут похвастаться эффективностью и прозрачностью своих бизнес-процессов. Ситуация, когда не ясно, кто отвечает за выполнение тех или иных функций, сотрудники выполняют многочисленные рутинные операции, создается огромное количество бумажных документов, а также происходит утеря информации, - не редкость.

СЭД позволяет не только упорядочить делопроизводство, сэкономить время и расходные материалы, но и способствует более четкой организации бизнес-процессов компании, зачастую значительно повышая ее эффективность.

Сотрудник от СЭД ждет, прежде всего, снижения рутинной составляющей и удобства работы с документами, возможности не тратить время на поиск нужной информации. Немаловажным фактором является простота СЭД в использовании, «дружественность» ее интерфейса. Система должна быть ясна и понятна рядовому сотруднику, которому предстоит ежедневно с ней работать.

Рассмотрим преимущества СЭД. Итак, к основным преимуществам электронного документооборота можно отнести:

1. Повышение прозрачности и управляемости бизнеса за счет улучшения доступа к информации и более четкого контроля за процессами. Для того чтобы повысить прозрачность бизнес-процессов для руководства и снизить вероятность мошенничества, в любой системе электронного документооборота присутствует модуль, который наглядно показывает процессы согласования и изменения всех документов в системе.

2. Надежное хранение и предотвращение потерь документов, в том числе в результате форс-мажорных обстоятельств, а значит, снижение юридических и экономических рисков.

3. Снижение издержек. Введение электронного документооборота позволяет снизить издержки на хранение документации, а также расходные материалы, которые используются при бумажном документообороте.

4. Контроль исполнения поручений за счет гибкой отчетности, которая позволяет руководству анализировать количество обработанных, согласованных и просроченных документов, принимать меры для исправления ситуации.

5. Повышение производительности сотрудников. За счет снижения количества рутинных операций, экономии времени и повышения удобства работы растет и производительность сотрудников. Кроме того, правильная организация электронного документооборота позволяет исключить ошибки, связанные с так называемым человеческим фактором.

6. Быстрый поиск. Возможность быстро и легко находить нужные документы - одно из основных преимуществ СЭД.

7. Коллективная работа с документами. Автоматизация документооборота позволяет одновременно нескольким пользователям работать с одним и тем же файлом, а также осуществлять поиск по единой базе данных документов.

8. Разграничение доступа к документам. Каждый пользователь системы видит только те документы, к которым ему разрешен доступ.

9. Ускорение процесса согласования и утверждения документов.

Отметим, что при выборе СЭД важно обращать внимание на гибкость системы, возможность настраивать ее под конкретные задачи бизнеса, а также наличие потенциала для дальнейшего развития. К последнему могут относиться: настройка бизнес-процессов согласования финансовых документов, интеграция с 1С и другими бухгалтерскими системами, штрихкодирование, создание архива первичной документации, интеграция с системой электронно-цифровых подписей, поточное сканирование и распознавание документов с автоматическим созданием карточек и др.

Актуальность электронного документооборота определяется объективными требованиями времени, такими как рост информационного потока и динамичность информационной среды, и все чаще подтверждается заявлениями руководства страны. Как сказал Президент РФ Д.А. Медведев на заседании президиума госсовета в г. Петрозаводске: «Электронный документооборот должен стать реальностью в 2010 г.». Конечно, пока нельзя говорить о том, что «наказ» президента полностью выполнен, однако многие российские компании уже на собственной практике убедились в эффективности СЭД как инструмента снижения рисков и получения конкурентных преимуществ на рынке.

Конечно, при всех очевидных преимуществах СЭД полностью перейти на электронный документооборот пока не представляется возможным как с точки зрения законодательства РФ, в соответствии с которым основной формой документа по-прежнему считается бумажная, так и в силу объективных жизненных реалий. Однако возможность получить эффективный инструмент управления, необходимый для развития бизнеса в современных условиях, доступна российским компаниям уже сегодня.

1. 2 Описание СЭД Босс-Референт

Использование СЭД БОСС-Референт в управленческом процессе приводит к оптимизации движения корпоративных документов, ускорению принятия решений менеджментом организации и улучшению качества управления, повышению исполнительской дисциплины и эффективности работы персонала. Система электронного документооборота Босс-Референт окупается в срок от 6 месяцев до 2-х лет.

Программа БОСС-Референт помогает организовать документооборот по стандартам системы менеджмента качества и является надежным помощником в решении управленческих задач.

Использование системы:

- позволяет в максимальной степени отказаться от бумажного документооборота;

- помогает оптимизировать работу с договорами, заявками;

- организует эффективное управление проектами;

- улучшает контроль исполнения заданий и поручений руководства.

При внедрении системы электронного документооборота БОСС-Референт в государственных и властных структурах создается база для налаживания обмена информацией с внешними пользователями по типу «электронного правительства» и организации работы порталов государственных услуг. Программный продукт БОСС-Референт обеспечивает прозрачность деятельности и повышение качества предоставляемых государством услуг. Система позволяет сократить бюджетные расходы на содержание органов власти, повысить продуктивность и эффективность управления, лучше контролировать исполнительскую дисциплину. В частных организациях создание системы повышает оперативность управленческих решений, производительность работы персонала за счет сокращения времени обработки документа и поиска необходимой информации.

СЭД БОСС-Референт имеет ряд неоспоримых преимуществ, а именно:

- создание единого информационного поля в организациях с широкой филиальной структурой;

- быстрое внедрение с адаптацией под требования организации с подключением к решению этих вопросов специалистов заказчика;

- удобный и доступный интерфейс позволяет персоналу организации без напряжения в короткие сроки освоить работу в системе;

- эффективная работа пользователей осуществляется через клиента Lotus и web;

- надежная работа системы, сопровождение и администрирование во всех филиалах из единого центра в режиме 24/7;

- сокращение трафика при работе в распределенной среде;

- широкие возможности для роста системы по количеству пользователей, типов документов, площадок;

- высокий уровень защиты информации;

- богатый и успешный внедренческий опыт, профессионализм разработчиков;

- привлекательная и доступная цена при высоком качестве работы системы.

Создание системы электронного документооборота в компании включает покупку необходимого количества лицензий, работы по постановке и внедрению системы, обучение персонала, организацию поддержка и сопровождения системы. Партнеры компании БОСС-Референт осуществляют продажу лицензий конечным пользователям. Необходимо приобрести лицензии на программу БОСС-Референт и лицензии на платформу IBM Lotus Notes/Domino по количеству пользователей в системе.

В результате внедрения системы электронного документооборота организация получает возможность наведения порядок в документообороте, сокращения времени обработки документов, улучшения контроля исполнения документов. Повышается оперативность принятия решений менеджментом компании за счет быстрого поиска нужной информации. В конкурентной борьбе важным аспектом является сохранность информации, которую СЭД БОСС-Референт обеспечивает в полной мере. Создание единого информационного пространства улучшает взаимодействие между органами власти, делает деятельность государственных структур более прозрачной.

Систему электронного документооборота, построенную на основе системы документационного обеспечения управления БОСС-Референт, можно условно представить в виде совокупности нескольких слоев.

Система БОСС-Референт состоит из следующих модулей:

«Железо» сервера, клиентские рабочие станции, локальные вычислительные сети, модемы, принтеры, сканеры, источники бесперебойного питания и прочие технические средства.

Рисунок 1 - Слои системы документационного обеспечения управления БОСС-Референт

Операционная система: сетевая операционная система Windows, Linux, другие и транспортные протоколы, объединяющие в единый комплекс все «железо».

Lotus Notes/Domino - прикладная программная платформа, являющаяся надстройкой над сетевой операционной системой и включающая средства хранения документов, репликации (синхронизации) данных, полнотекстового поиска, электронной почты и другие важные механизмы.

БОСС-Референт - прикладные взаимосвязанные программные модули, работающие в среде Lotus Notes/Domino и поддерживающие бизнес-процессы управленческого и, частично, функционального документооборота.

Организационное и нормативное обеспечение: регламенты, правила работы, инструкции для пользователей и администраторов системы и т. п.

В состав БОСС-Референт входит набор взаимосвязанных подсистем, предназначенных для создания системы электронного документооборота и автоматизации делопроизводства.

Рисунок 2 - Структура электронного документооборота «БОСС-Референт»

Система электронного документооборота «БОСС-Референт» - отличный пример того, как высококвалифицированные специалисты подходят к выполнению поставленных перед ними задач. Она разработана компанией БОСС-Референт для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Созданная в 1996 году, на сегодняшний день СЭД БОСС-Референт является одним из лидеров на российском рынке решений класса ЕСМ (Enterprise Content Management). Из всех установленных в 2008 году рабочих мест СЭД, 25%, то есть каждое 4-е, реализовано на системе БОСС-Референт (согласно данным обзора рынка СЭД, выпущенного DSS Consulting).

На платформе БОСС-Референт построены крупнейшие в России СЭД в Федеральной налоговой службе РФ (ФНС) - более 85 000 пользователей, и в компании МТС - система объединяет более 25 000 сотрудников.

Приведенные выше факты достаточно полно объясняют, почему при поиске в Интернете сочетания слов «босс референт» почти сразу после описания профессии референта или секретаря-референта и истории происхождения слова «босс» наряду со статьями, как с этими самыми боссами взаимодействовать в профессиональной деятельности, можно обнаружить ссылки на данный продукт.

Главный экран наглядно дает пользователю представление о текущем положении дел. Сотрудник без труда оценит количество и суть ближайших задач, объем почты и поступивших к нему на обработку документов, и при желании, перейдет к конкретному документу, письму или поручению. Новые задания не оставят работника в покое, пока не будут выполнены.

Рисунок 3 - Главный экран программы

Одна из целей программы - обеспечить чистоту и порядок на рабочем месте. Обычно пользователь работает с несколькими десятками документов. Для того, чтобы ограничить количество отображаемых документов, используются совместно работающие переключатели, которые не меняют контекст радикальным образом, а уточняют текущее представление списка документов.

Рисунок 4 - Экран поручений

Пользователями системы электронного документооборота БОСС-Референт являются органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие компании, среди которых как холдинги с большой филиальной структурой, так и небольшие организации.

Автоматизация управления документами с помощью БОСС-Референт приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины, и, следовательно, к общему повышению качества управления.

Управленческие задачи, решаемые СЭД БОСС-Референт:

- организовать эффективную работу с договорами;

- сделать внутрикорпоративный документооборот максимально безбумажным;

- автоматизировать документооборот органов власти федерального или регионального уровня;

- обеспечить качественный контроль исполнения поручений руководителей;

- повысить эффективность работы с заявками;

- наладить управление документами в рамках системы менеджмента качества.

Неудивительно, что запросы «босс референт» часто вводят в поисковых системах представители как коммерческих организаций, так и структур власти.

Внедрение СЭД БОСС-Референт дает следующие результаты:

- повышение качества оказания государственных услуг;

- улучшение исполнительской дисциплины, повышение управляемости;

- повышение прозрачности и открытости деятельности;

- снижение расходов на обеспечение работы органов власти;

- создание основы для комплексной информационной системы типа «электронного правительства» (межведомственный документооборот, ЭАРы, архивы, порталы госуслуг).

Срок окупаемости системы составляет от полугода до 2 лет.

1.3 Преимущества и недостатки СЭД БОСС-Референт

Преимущества для коммерческих компаний:

- повышение управляемости;

- оперативное реагирование на изменения;

- увеличение конкурентоспособности компании на рынке.

Преимущества СЭД БОСС-Референт определяются широкими возможностями платформы IBM Lotus, высокотехнологичной архитектурой и богатым опытом внедрения. Можно выделить следующие преимущества решения по сравнению с конкурентами:

Преимущества:

- быстрое внедрение и быстрая автоматизация процессов обработки документов;

- легкое освоение пользователями основ работы с системой благодаря тому, что интерфейс удобен и интуитивно понятен;

- возможность полноценной работы пользователей с системой как через клиента Lotus, так и через web;

- широкие возможности для адаптации системы под нужды организации, в том числе силами специалистов заказчика;

- возможность построения действительно единого информационного пространства в организациях, имеющих территориально распределенную структуру;

- снижение трафика при работе в распределенной среде за счет реализации принципа «документ доставляется только туда, где он нужен для работы»;

- обеспечение надежности и отказоустойчивости системы 24 часа 7 дней в неделю;

- простота сопровождения системы и возможности администрирования СЭД во всех филиалах из единой точки;

- обеспечение высокой степени безопасности данных;

- одно из лучших предложений на рынке по соотношению цена/качество;

- эффективность и преимущества системы подтверждены опытом множества успешных внедрений.

Из недостатков можно отметить отсутствие offline-работы и немного устаревший интерфейс. Отмечается предвзятое отношение к платформе со стороны пользователей. Крайне неудобное управление правами доступа к документам в условиях обычной текучести кадров, отсутствие групповых прав доступа. Проблемы с выпуском новых версий ПО, плохая гарантийная поддержка.

2. Анализ опыта внедрения СЭД БОСС-Референт

2.1 Практика внедрения БОСС-Референт в Федеральной налоговой службе Российской Федерации

Группой компаний АйТи и ее партнерами реализовано значительное количество проектов по созданию систем электронного документооборота на платформе БОСС-Референт на предприятиях различных отраслей, масштабов и форм собственности.

Федеральная налоговая служба Российской Федерации крупнейшее ведомство в структуре государственных органов нашей страны. Ежегодно в ФНС поступают и обрабатываются более 200 тысяч документов от граждан, юридических лиц и государственных структур. В связи с этим одной из главнейших задач ФНС является создание системы управления документами.

В качестве основы ведомственной системы электронного документооборота ФНС был выбран программный комплекс «БОСС-Референт», разработка компании «АйТи» на платформе Lotus Domino/Notes. Совместный проект «АйТи» и Главного научно-исследовательского вычислительного центра ФНС России (ГНИВЦ) по созданию СЭД выполняется в три этапа.

В настоящее время число пользователей системы превышает 88 тысяч, а после завершения проекта в системе будет работать более 120 тысяч человек. Уже сегодня система электронного документооборота ФНС России является крупнейшей в нашей стране.

По состоянию на середину 2008 года в ведомственную систему электронного документооборота ФНС России входит более 800 организаций. В том числе: Центральный аппарат ФНС, более 80 Территориальных управлений ФНС, 7 Инспекций ФНС по Федеральным округам РФ, 9 Межрегиональных инспекций по крупным налогоплательщикам, более 750 районных и городских инспекции ФНС.

Впечатляют количественные показатели документооборота в 2007 году. Количество входящих, исходящих писем доставленных и зарегистрированных с использованием СЭД в центральном аппарате составило: 185000 входящих и 235000 исходящих документов соответственно. Например, по территориальному управлению ФНС в Республике Татарстан эти показатели равны: 113000 и 132000 документов.

Рисунок 5 - Система электронного документооборота ФНС

Система электронного документооборота ФНС предназначена для автоматизации основных процессов управления документами в Центральном Аппарате, Управлениях (УФНС) и Межрегиональных инспекциях (МРИ) ФНС России, ИФНС (Инспекции ФНС) России и обеспечения их эффективного взаимодействия между собой в процессе работы.

СЭД ФНС России состоит из трех уровней, между которыми осуществляется информационное взаимодействие:

1-й уровень: СЭД ЦА ФНС

2-й уровень: СЭД УФНС (МРИ) («СЭД-Регион»)

3-й уровень: СЭД ИФНС.

В качестве базовых компонентов СЭД ФНС используется семейство продуктов Lotus Notes/Domino.

Система Notes/Domino поддерживает многоуровневую иерархическую систему сертификатов для пользователей и серверов. В рамках проекта используется единая система сертификатов для всей организации с учетом трехуровневой организационной структуры и территориального распределения подразделений. В соответствии с этой схемой инфраструктура Lotus Notes/Domino базируется на едином корневом сертификаторе - ФНС. По аналогии с сертификатом центрального аппарата ЦА/ФНС для каждого УФНС создан сертификатор уровня 1 типа КодУФНС/ФНС - например, R05/ФНС.

Для каждого УФНС (МРИ) создан свой Notes-домен. Все серверы УФНС установлены как первые сервера в своих доменах. Серверы в инспекциях региона установлены как вторые сервера в тех же доменах.

Все серверы УФНС (МРИ) имеют собственную адресную книгу Lotus Notes (Domino Directory).

Единый каталог ФНС обеспечивается путем:

Репликации всех адресных книг на центральный Hub-сервер (push);

Использования БД Directory Catalog и стандартной задачи Lotus Notes Dircat;

Репликации БД Directory Catalog в регионы (pull).

Это дает возможность осуществления произвольного почтового обмена и взаимодействия между различными УФНС, МРИ, ИФНС.

Основной особенностью ФНС является трехуровневая система канцелярий. Собственную канцелярию имеет не только руководитель ведомства, но и его заместители, а также руководители департаментов. В связи с этим на уровнях ЦА и управлений действует многоканцелярская структура, что позволяет обеспечить работу с документами различных групп только тем пользователям, которые наделены соответствующими правами доступа. Сотрудники районных инспекций работают с базами данных «Канцелярия - ИФНС», созданными специально для каждой инспекции. СЭД автоматически формируются еженедельные реестры о доставленных и зарегистрированных в управлениях налоговой службы документах, которые передаются в ЦА. Аналогичные реестры поступают из районных инспекций в соответствующее управление.

В СЭД ФНС реализована возможность архивирования документов БД «Канцелярия». Архивы региональных управлений, инспекций и ЦА автономны.

Специально для сотрудников налоговой службы была разработана система дистанционного обучения, которая учитывает все особенности СЭД ФНС и является ее модулем.

2 .2 Опыт использования БОСС-Референт в Роснедвижимости

Федеральное агентство кадастра объектов недвижимости (Роснедвижимость) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по управлению государственным имуществом и оказанию государственных услуг в сфере ведения государственного кадастра недвижимости, осуществления государственного кадастрового учета недвижимого имущества, кадастровой деятельности, государственной кадастровой оценки земель, землеустройства и государственного мониторинга земель, а также функции по государственному земельному контролю.

Построение СЭД Роснедвижимости велось по двум направлениям: автоматизация документооборота в центральном аппарате ведомства и внедрение систем электронного документооборота на региональном уровне - в Управлениях Роснедвижимости по субъектам Федерации и кадастровых палатах.

По состоянию на середину 2015 года в состав СЭД Роснедвижимости входило более 220 организации ведомства (Центральный аппарат, Территориальные управления Роснедвижимости по субъектам Федерации, Федеральные кадастровые палаты по субъектам Федерации) расположенных в часовых поясах от Чукотки до Калининграда, число активных пользователей системы электронного документооборота превысило 2000.

Практически с первых дней внедрения Агентство получило мощный инструмент, обеспечивающий безусловное исполнение всех правительственных поручений. Система позволяет всем руководящим сотрудникам проводить мониторинг исполнения поручений самостоятельно. Очень важный результат внедрения СЭД - снятие проблемы хранения документов, в том числе текущей переписки.

Система развернута и функционирует на выделенных серверах. Это означает, что в каждом субъекте федерации развернута система электронного документооборота региона на своей серверной базе и абонентской сети, но все эти региональные СЭД интегрированы в общую систему. То есть, построена иерархическая структура, которая позволяет самостоятельно вести работу в СЭД сотрудникам территориальных управлений.

В состав системы вошли программные компоненты, позволяющие в максимальной степени автоматизировать следующие основные производственные процессы:

- регистрацию входящей и исходящей документации (многоуровневый комплекс БД «Канцелярия»);

- рассылка документов;

- обработку обращений граждан, а также контроль исполнения принятых по ним решений (БД «Заявления граждан»);

- контроль исполнения поручений, данных руководством Агентства, по поступающим документам (БД «Поручения», БД «Канцелярия Руководителя»);

- регистрацию, хранение приказов, распоряжений, поручений руководства и т.д. (БД «Организационно-распорядительные документы»);

- согласование проектов документов и передача их на утверждение и последующую регистрацию;

- работа с документами «Для служебного пользования;

- поиск документов.

Аналогичный набор баз данных имеет в своем распоряжении каждое территориальное управление для ведения самостоятельной работы по ведению документационного обеспечения управления.

Выполнены работы по оптимизации процесса регистрации документов и их перевода из бумажного формата в электронный вид. Произведено подключение специализированного программно-аппаратного комплекса, который позволяет одновременно сканировать большие объемы документации, прикрепляя автоматически образы документов к регистрационным карточкам СЭД.

В ходе реализации проекта были организованы и проведены учебные занятия для всех категорий пользователей, в том числе и в территориальных управлениях. Это явилось дополнительным положительным фактором для начала их работы в системе и адаптации к новым условиям работы с документами.

Техническая поддержка осуществляется централизованно группой администрирования ведомственной СЭД из Центрального аппарата Агентства.

В настоящий момент представляется интересным развитие системы по следующим направлениям:

1. Автоматизация процессов организации совещаний, управления решениями и отчетности по ним.

2. Автоматизация процессов хранения и управления документами по проектам в структурных подразделениях Агентства.

3. Взаимодействие СЭД с другими АСУ и управление публикацией сервисов предоставляемых системой и документов.

4. Возможность сквозного контроля исполнения документов в Территориальных управлениях и получение отчетов в Центральном аппарате. Это позволит обеспечить дополнительные механизмы получения информации о текущих статусах документов, которые направлены для исполнения в Территориальные управления Агентства и поручениях, созданных по ним.

5. Возможность автоматизированного мониторинга СЭД-ТУ из центрального аппарата (сбор статистической информации). Наличие структурированных данных о количественных показателях работы с документами в СЭД подчиненных организаций. Возможность формирования статистических отчетов.

Заключение

Возрастающие объемы информации, такие как входящая / исходящая / внутренняя корреспонденция, факсы, договоры, заявки, поручения и другая рабочая документация, давно стали неотъемлемой частью бизнес-процессов и требуют регулярной обработки и упорядочения - генерации, сортировки, анализа, согласования и утверждения.

СЭД облегчает обработку документов, обеспечивает актуальность хранимой информации, значительно уменьшает время поиска нужных данных.

Подбор оптимальной СЭД должен происходить с учетом решаемых задач и особенностей предприятия или организации. В настоящее время существует возможность внедрять как комплексные СЭД, охватывающие все области делопроизводства в крупных организациях и распределенных структурах холдингов, так и более простые, несложные системы для малых и средних предприятий.

Основные функции системы электронного документооборота

- регистрация и хранение корреспонденции, включая электронную переписку и внутреннюю документацию сотрудников;

- оптимизация процессов согласования и утверждения документов;

- обеспечение надежного, оперативного и долгосрочного архивного хранения документации с настраиваемым механизмом автоматического архивирования документов;

- унификация и стандартизация форм и шаблонов документов;

- ведение списка клиентов, отслеживание истории взаимодействия с ними;

- создание единого информационного пространства и обеспечение возможности полнофункциональной работы сотрудников в офисе и в режиме удаленного доступа;

- планирование общих и личных мероприятий.

Большим достоинством СЭД является возможность перевода в электронный вид не только документов, но и процессов коммуникации сотрудников, что позволяет ускорить и упростить организацию совещаний и обсуждений, обмен актуальной и стратегической информацией, согласование действий сотрудников независимо от места нахождения (другие офисы, другие города).

Этапы внедрения системы электронного документооборота:

- обследование имеющихся регламентов ведения документации, требований и функционала СЭД

- внедрение в эксплуатацию с установкой ПО

- тренинг по работе с системой для сотрудников-пользователей

- сопровождение в период опытной эксплуатации

Внедрение СЭД качественно изменяет процесс документооборота в организации и дает следующие преимущества:

- сокращение времени поиска нужных документов за счет сквозного поиска по общекорпоративной базе;

- снижение трудоемкости и повышение эффективности взаимодействия различных подразделений;

- повышение эффективности взаимодействия различных подразделений;

- улучшение системы администрирования и контроля процесса обработки документации;

- уменьшение времени доставки управленческой информации: приказов, распоряжений, поручений;

- снижение рисков потери документов;

- возможность оперативного принятия решений за счет полноты и актуальности предоставляемой информации;

- уменьшение числа бумажных документов в документообороте компании за счёт сканирования всей входящей и исходящей документации;

- повышение безопасности хранения документации за счет введения авторизированного доступа к системе с учетом ролей доступа и прав сотрудника на данную информацию.

Одним из примеров СЭД является рассмотренная в данной работе система БОСС-Референт. Как видно из представленных примеров, ряд учреждений (Федеральная налоговая служба, Роснедвижимость) уже провели на практике ее внедрение и смогли оценить результаты, связанные с практической оптимизацией документооборота.

Список литературы

1. Байкова И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами. - М.: Эксмо, 2014. - 483 с.

2. Бардаев Э.А., Кравченко В.Б. Документоведение. - М.: Академия, 2012. - 291 с.

3. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей - 5- изд., перераб. И доп. //Серия «Учебники и учебное пособие» - Ростов н/д: изд-во «Феникс», 2013. - 320 с.

4. Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство. - 2012. - № 8. - с. 50-56

5. Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство. - 2014. - №2. - с. 67-69

6. Быкова Т.А.. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): Учеб. пособие. - 2-е изд. М.: ИНФРА-М, 2012. - 260 с.

7. Вигера А.М., Дорофеева О.П., Губская Е.К. Секретарское дело. Серия «Учебный курс». Ростов н/Д: Феникс, 2011. - 270 с.

8. Гринберг, А. С. Документационное обеспечение управления [Электронный ресурс]: учебник для студентов вузов, обучающихся по направлениям «Экономика» и «Менеджмент», специальностям «Информатика», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Автоматизация и управление» / А. С. Гринберг и др. - М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2012. - 391 с.

9. Делопроизводство (Организация и технологии документационного управления); Учебник для вузов/Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред проф. Т.А. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2013. - 359 с.

10. Документационное обеспечение деятельности организации. Барановский В.П. Учебное пособие. - М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Изд.-во Экмос, 2005. - 276 с.

11. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): Учеб. пос. / Т.А.Быкова и др. - 2 изд., перераб. и доп. - М.: НИЦ Инфра-М, 2013. - 304 с.

12. Кузнецов С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения // Секретарское дело. - 2011. - №4. - с. 48-49

13. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления.- М.: МЭИ; 2012. - 361 с.

14. Кузнецов, И. Н. Делопроизводство [Электронный ресурс] : Учебно-справочное пособие / И. Н. Кузнецов. - 6-е изд., перераб. и доп. - М. : Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2013. - 520 с.

15. Куняев, Н. Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот [Электронный ресурс] : учебник / Н. Н. Куняев, А. С. Дёмушкин, А. Г. Фабричнов; под общ. ред. Н. Н. Куняева. - М.: Логос, 2011. - 452 с.

16. Электронное правительство. Электронный документооборот. Термины и определения: Учебное пособие / С.Ю. Кабашов. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 320 с.

17. Страстенко В.В. НТЦ ИРМ. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. - Режим доступа: http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html

18. Обзор систем электронного документооборота. - Режим доступа: http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

19. Электронный документооборот - Системы документационного обеспечения управления. - Режим доступа: http://www.IT.ru/

20. Автоматизированные системы управления предприятием. - Режим доступа: http://www.cmdsoft.ru/

21. Электронный ресурс: Центр Компьютерных технологий: Система управления электронным документооборотом N-System. - Режим доступа: http://www.cland.ru/

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Программные системы автоматизации делопроизводства. Оценка эффективности внедрения систем электронного документооборота. Анализ службы делопроизводства в ЗАО "Технолига". Создание системы электронного документооборота на базе СЭД "БОСС-Референт".

курсовая работа , добавлен 04.03.2015


Сутність та співвідношення понять "референт", "секретар-референт" та "помічник керівника". Кваліфікаційні вимоги щодо роботи референта. Нормативні документи щодо професії референт в Україні. Документи, що регламентують діяльність референта за кордоном.

курсовая работа , добавлен 22.03.2015


Анализ современных систем автоматизации делопроизводства в организации и электронного документооборота, особенности их классификации. Проблемы автоматизации электронного документооборота. Преимущества внедрения системы электронного документооборота.

курсовая работа , добавлен 15.01.2013


Сущность и значение электронного документооборота, его влияние на повышение эффективности в процессе управления предприятием. Определение параллельной или последовательной схемы обработки документов. Классификация программ электронного документооборота.

курсовая работа , добавлен 22.04.2014


Основные понятия и принципы электронного документооборота, преимущества его внедрения. Portable Document Format (PDF) как переносимый платформонезависимый портативный формат электронных документов. Электронная цифровая подпись: назначение и применение.

презентация , добавлен 31.01.2016


Понятия и определения электронного документооборота (по тексту федеральных законов). Потребность малых предприятий в системе электронного документооборота (СЭД). Классификация функций СЭД, основные требования к ней. Атрибуты и реквизиты документов.

презентация , добавлен 21.03.2015


Классификация проблем внедрения средств электронного документооборота: излишнее наукообразие, сопротивление среды и реинжиниринг наоборот, кастомизация, недопроект. Консерватизм сотрудников и руководства. Придание электронному документу юридической силы.

реферат , добавлен 17.05.2011


Технические особенности, специфика, временные рамки и сложности внедрения системы электронного документооборота на предприятии. Анализ проблем психологического характера, возникающих при мотивации и переобучении персонала, связанных с внедрением СЭД.

курсовая работа , добавлен 04.12.2014


Сущность и виды электронного документооборота; принципы его организации. Правила оформления распорядительных и справочно-информационных документов. Понятие и природа возникновения архивного фонда. Регламентация электронного документооборота в организации.

курсовая работа , добавлен 16.10.2014


Характеристика информационной подсистемы управления. Понятие и типология нормативных документов организации. Исследование документооборота на предприятии ООО "Завод крупнопанельного домостроения". Способы внедрения электронного документооборота "Дело".

Систему электронного документооборота, построенную на основе БОСС-Референта, можно условно представить в виде совокупности нескольких слоев:

- "железо" (серверы, клиентские рабочие станции, сети и др.) и платформа (сетевая операционная система Windows/Linux/Sun и транспортные протоколы), которая объединяет в единый комплекс все "железо"

Технология IBM Lotus - технологическая платформа, являющаяся "надстройкой" над сетевой операционной системой

Система БОСС-Референт, представляющая собой Lotus Domino-приложение, состоящее из баз данных формата nsf.

IBM Lotus Domino Server- сервер приложений системы Lotus Notes, базово предоставляет ряд сервисов (СУБД, сервер каталогов, почтовый сервер, web сервер, collaboration) и может использоваться для построения корпоративных систем электронного документооборота, коллективной работы, других приложений. Имеет в своем составе большой набор модулей. Из основных это - почтовый сервер, http сервер, сервер баз данных. Набор модулей может быть расширен решениями от IBM и других сторонних производителей.

2. Условия приобретения и стоимость системы «босс-Референт»

Приобретение системы

Проект создания системы электронного документооборота предполагает:

приобретение необходимых лицензий;

осуществление работ по внедрению системы и обучение пользователей;

организацию сопровождения СЭД.

Приобретение лицензий

Лицензии для создания СЭД БОСС-Референт приобретаются по количеству пользователей системы и включают:

лицензии на программный продукт БОСС-Референт;

лицензии на платформу IBM Lotus Notes/Domino.

Компания БОСС-Референт не осуществляет продажу лицензий конечным пользователям.

Программное обеспечение, необходимое для создания системы электронного документооборота на базе системы БОСС-Референт, включает:

Лицензии на БОСС-Референт: прикладное программное обеспечение, решающее конкретные задачи документооборота и делопроизводства

Лицензии на Lotus Notes/Domino: системное программное обеспечение для групповой работы

СЭД БОСС-Референт лицензируется по количеству пользователей. Скидки возможны от объема закупаемых лицензий.

Прайс на лицензии БОСС-Референт

Заключение

Результаты которые дает внедрение СЭД БОСС-Референт

В органах власти:

повышение качества оказания государственных услуг;

улучшение исполнительской дисциплины, повышение управляемости;

повышение прозрачности и открытости деятельности;

снижение расходов на обеспечение работы органов власти;

создание основы для комплексной информационной системы типа «электронного правительства» (межведомственный документооборот, ЭАРы, архивы, порталы госуслуг).

Для коммерческих компаний:

повышение управляемости;

оперативное реагирование на изменения;

увеличение конкурентоспособности компании на рынке.

Срок окупаемости системы составляет от полугода до 2 лет.

Какие преимущества определяют лидерство СЭД БОСС-Референт

Преимущества СЭД БОСС-Референт определяются широкими возможностями платформы IBM Lotus, высокотехнологичной архитектурой и богатым опытом внедрения. Можно выделить следующие преимущества решения по сравнению с конкурентами быстрое внедрение и быстрая автоматизация процессов обработки документов;

легкое освоение пользователями основ работы с системой благодаря тому, что интерфейс удобен и интуитивно понятен;

возможность полноценной работы пользователей с системой как через клиента Lotus, так и через web;

широкие возможности для адаптации системы под нужды организации, в том числе силами специалистов заказчика;

возможность построения действительно единого информационного пространства в организациях, имеющих территориально распределенную структуру;

большой потенциал для роста масштабов системы - по числу пользователей, площадок, типов обрабатываемых документов;

снижение трафика при работе в распределенной среде за счет реализации принципа «документ доставляется только туда, где он нужен для работы»;

обеспечение надежности и отказоустойчивости системы 24 часа 7 дней в неделю;

простота сопровождения системы и возможности администрирования СЭД во всех филиалах из единой точки;

обеспечение высокой степени безопасности данных;

одно из лучших предложений на рынке по соотношению цена/качество;

эффективность и преимущества системы подтверждены опытом множества успешных внедрений.

Назначение системы БОСС-Референт

Система БОСС-Референт разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Ее потребителями являются коммерческие компании, федеральные государственные унитарные предприятия, государственные органы власти.

Главными результатами внедрения системы являются:

• - Повышение управляемости организации. Новый уровень исполнительской дисциплины.
• - Поддержка регламентов внутрикорпоративного взаимодействия. Повышение скорости принятия решений.
• - Создание условий для обмена знаниями и информацией. Совершенствование процессов, продуктов и услуг организации.

Преимущества системы БОСС-Референт

• - Средства создания единого информационно-управленческого пространства для организаций любой сложности: распределенных, многоуровневых, функционально-проектных.
• - Поддержка сложных маршрутов согласования документов.
• - Развиваемость решения. Быстрая автоматизация бизнес-процессов благодаря наличию встроенных процессов обработки документов, настраиваемых и модифицируемых с учетом специфики заказчика.
• - Надежная работа, высокие показатели производительности, удобство администрирования и масштабирования, Web-доступ.
• - Наличие средств защиты информации. Возможность построения на базе БОСС-Референта системы юридически значимого электронного документооборота.
• - Простота освоения пользователями.
• - Успешное использование системы ведущими компаниями и организациями России.

Функциональность системы

Система БОСС-Референт обеспечивает автоматизацию процессов:

• - документационного обеспечения принятия решений, включая создание проекта документа, его согласование, утверждение и направление в архив;
• - контроля исполнительской дисциплины, в том числе процессы формирования поручений и контроля их выполнения;
• - работы с входящей и исходящей корреспонденцией.

Названные функции могут быть реализованы в организациях и компаниях, имеющих многоуровневую, территориально-распределенную и функционально-проектную структуру.

Автоматизируемые функции

• - Документационное обеспечение принятия решений:
• - Автоматизация утвержденных регламентов и управление их изменениями.
• - Поддержание работы конечных пользователей согласно регламентам.
• - Подстрока регламентов в ходе их использования «на лету».
• - Контроль прохождения документов согласно регламенту: даты, визы, версии и редакции документов.
• - Поддержка сложных схем согласования: параллельное, последовательное, с переходами по условиям.
• - Работа с версиями и редакциями документов.
• - Обработка входящих и исходящих документов:
• - Регистрация корреспонденции, поступающей в различных видах. Связывание документов «по вопросу».
• - Наложение резолюций. Пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам.
• - Поддержка сложных регистрационных номеров.
• - Обеспечение работы нескольких канцелярий.
• - Контроль исполнительской дисциплины.
• - Быстрый доступ к документам, имеющим отношение к новым и ранее созданным поручениям.
• - Формирование поручений, корректировка списка исполнителей и сроков выполнения поручений.
• - Контроль сроков и работ по выполнению поручений.
• - Мониторинг и статистика выполнения поручений и отработки документов.
• - Поддержка сложных организационных структур компаний и организаций.
• - Ведение данных о подчиненных компаниях, подразделениях и сотрудниках организаций.
• - Поддержка механизмов доверенных лиц, делегирования полномочий и совмещений.
• - Управление правами сотрудников на создание, согласование подписание, регистрацию документов и т. д.

Функциональная структура системы БОСС-Референт

Дополнительные возможности

Генератор отчетов Report"sMan

Генератор отчетов Report"sMan для Lotus Notes (разработка компании Аплана) обеспечивает подготовку сложных отчетов пользователей любых приложений Lotus Notes и, в частности, пользователей системы электронного документооборота БОСС-Референт.

Report"sMan может быть подключен к любым базам данных Lotus Notes любого дизайна. Он работает с произвольными параметрами при формировании отчетов и выполняет автоматическую обработку макросов. Генератор отчетов позволяет хранить образцы отчетов для их последующего повторного использования, а также экспортировать отчеты в MS Excel, MS Word, HTML и PlainText.

Для потенциальных партнеров и пользователей программы Report"sMan, компания Аплана предоставляет возможность поработать с ней в тестовом режиме в течение одного месяца.

Системы сканирования и распознавания текста

Система БОСС-Референт интегрирована с системами сканирования и распознавания текста ABBYY FineReader (версия 4.0 или SE 7.0) и CuneiForm (версия 10 и выше). Наличие интеграции позволяет организовать быстрое автоматическое преобразование документов из бумажного в электронный вид и удобный ввод их в систему.

БОСС-Референт предлагает три варианта использования средств сканирования в системах электронного документооборота и автоматизации делопроизводства:

• - Использование настольного сканера для организации индивидуального сканирования. Рекомендуется использовать в организациях с небольшим объемом входящих документов
• - Использование сетевых сканеров для рабочих групп
• - Использование потоковой линии сканирования, обеспечивающей быстрое автоматическое преобразование документов в электронный вид в непрерывном потоковом режиме. Такое сканирование выполняется с использованием технологии штрих-кодов и рекомендуется применять в организациях с большим объемом входящей корреспонденции, с территориально-распределенной структурой аппарата управления, в центральных аппаратах министерств и ведомств.

Факс-сервер Extra Fax

Интеграция системы БОСС-Референт с факс-сервером ExtraFax (компании Extracomm Technologies Inc.) обеспечивает возможность отправлять и принимать факсы и электронную почту, маршрутизировать входящие сообщения, рассчитывать затраты на трафик с помощью встроенной биллинговой системы, а также выполнять многие полезные функции по работе с факсами.

Пользователи могут работать с сервером ExtraFax посредством стандартного клиента Lotus Notes, любого веб-браузера или осуществлять «печать документов на факс» из любого Windows-приложения при помощи драйвера ExtraFax Print-to-Fax.

Настройки клиентского места, которые можно делать через стандартный клиент Notes и через Internet, позволяют выбирать "шапки" факсов, а также отправлять сообщения по расписанию и с учетом приоритетов. При печати документов из Windows-приложений для выбора адресата могут использоваться адресные книги, лежащие на сервере Domino.

Весьма удобны для пользователей: единый механизм для рассылки факсов и электронной почты, возможность отправки документов из среды Windows на факс одним нажатием правой кнопки мыши, а также автоматически направляемые оповещения о результатах отправки факсов. Организовать групповую работу с факсами позволяют маршрутизация входящих сообщений, настройка индивидуальных и коллективных "шапок" факсов и встроенная биллинговая система. Программа предоставляет возможность разграничить права доступа с факсами – на работу с факсами (создание, чтение, удаление, пересылка и пр.) и на отправку факсов по междугородним или международным линиям.

Состав системы

Систему электронного документооборота, построенную на основе БОСС-Референта, можно условно представить в виде совокупности нескольких слоев:

• - "железо" (серверы, клиентские рабочие станции, сети и др.) и платформа (сетевая операционная система Windows/Linux/Sun и транспортные протоколы), которая объединяет в единый комплекс все "железо"
• - технология IBM Lotus - технологическая платформа, являющаяся "надстройкой" над сетевой операционной системой
• - система БОСС-Референт, представляющая собой Lotus Domino-приложение, состоящее из баз данных формата nsf.

Технологические особенности

1. Поддержка работы территориально-распределенных организаций

Архитектура системы позволяет развернуть систему на нескольких независимых структурах лотусовых серверов и, в частности, организовать работу на сложнейшей конфигурации серверов Lotus Domino R6.5X - в топологии "двухуровневая звезда". Два радиальных сервера, относящиеся к одному родительскому серверу и "видящие" его, могут обмениваться пакетами информации напрямую.

2. Поддержка реальной распределенности

Отличительная особенность системы состоит в поддержке процедур управленческого документооборота и делопроизводства в территориально-распределенных организациях.

• - Система автоматически направляет: а) всем участникам процесса согласования копии проекта согласуемого документа, б) ответственному за подготовку документа (принятие решения) визы и замечания участников согласования, дополнительные документы.
• - После завершения согласования система обновляет статус документа и информирует об этом всех участников процесса согласования.
• - Этап ознакомления завершается автоматической отправкой документа (и всех его копий) в архивные базы.

В любой момент времени все сотрудники, работающие над проектом документа, располагают его актуальными копиями, имеют информацию о статусе документа, а также могут просмотреть информацию, относящуюся к вопросу - сформированные в ходе согласования замечания, поручения и др.

3. Оперативность и надежность передачи данных

При передаче данных в распределенной структуре используются принципиально новые механизмы взаимодействия конфигураций системы, установленных на разных территориях (серверах). В БОСС-Референт v.3 механизм репликации используется только для синхронизации справочных и словарных данных. Для передачи функциональных данных, нередко образующих связки документов (речь идет о наборе файлов, поручений, виз согласования, ознакомления и т. п., относящихся к конкретной карточке документа), используется механизм прямой передачи данных через сокетное соединение XML-пакетом.

Данный механизм, лежащий в основе процессов согласования и ознакомления документов в распределенной среде, обеспечивает: 1) гарантированную и экономную доставку (только на необходимые сервера) связок документов всем участникам работы над документом, 2) снижение нагрузки на каналы передачи данных и 3) существенное упрощение администрирования системы: не нужно выполнять сложные настройки прав доступа серверов и параметров репликации.

4. Поддержка сложных организационных структур

Система поддерживает продуманные механизмы совмещения должностей, делегирования полномочий и замещений. Механизм совмещения должностей является ключевым для использования СЭД в организациях, где помимо функциональных подразделений имеют место проектные образования. Для каждого сотрудника задается перечень ролей по обработке документов (утверждающий, согласующий и т.п.), при этом пользователь может иметь разные роли в функциональном подразделении, где он работает, и проектах, в которых он участвует. Обрабатывая конкретный документ, пользователь получает и обрабатывает документы в соответствии с его ролью в подразделении, которое указано в документе.

5. Работа с версиями и редакциями документов

Карточки документов и вложенные файлы хранятся в разных базах данных. Это сделало возможным реализовать механизм работы с версиями и редакциями документов, широко используемый на этапах согласования, подписания и утверждения документов.

6. Гибкость системы

Средства системы, включая механизм workflow, позволяют быстро модифицировать существующие схемы прохождения документов, а также быстро реализовывать документооборот по новым бизнес-процессам, связанным с обработкой документов. С помощью строительных кубиков системы можно быстро реализовать, например, обработку документов, необходимых для принятия решения о целесообразности проведения рекламных акций, выделения кредита (в банках) и т. д.

7. Отказоустойчивость

БОСС-Референт поддерживает работу в программном кластере Domino, состоящем из двух серверов - основного и резервного. В случае отказа основного сервера, на котором работают пользователи, происходит их автоматическое переключение на резервный сервер (при новом открытии баз данных). При восстановлении основного сервера обратное переключение пользователей осуществляет администратор.

8. Производительность

Высокую производительность системы в ситуации динамичного роста объемов данных обеспечивает механизм архивирования, выполняющий перенос документа в архив на том сервере, где он был создан, с одновременным автоматическим сохранением архивной копии на других серверах. Высокая производительность достигнута и за счет раздельного хранения "легких" карточек документов и вложенных в них файлов, а также доступа к последним программными средствами.

9. Web доступ

Для организаций, не использующих Lotus в качестве корпоративного стандарта, предложен альтернативный способ доступа к функциональным возможностям системы - средствами браузера Internet Explorer версии 5 и выше. Таким организациям потребуется закупить клиентские лицензии Lotus Notes только для установки на рабочих местах администраторов системы.

10. Удобство администрирования

Платформа Lotus Domino/Notes позволяет вести одновременно доработку системы и ее тиражирование в дочерние структуры организации. Имеются механизмы, которые позволяют делать обновление системы во всех офисах территориально-распределенной организации за ночь. Для облегчения работ по ведению списков сотрудников реализована интеграция системы с LDAP-каталогами.

1.2 Описание СЭД Босс-Референт

Использование СЭД БОСС-Референт в управленческом процессе приводит к оптимизации движения корпоративных документов, ускорению принятия решений менеджментом организации и улучшению качества управления, повышению исполнительской дисциплины и эффективности работы персонала. Система электронного документооборота Босс-Референт окупается в срок от 6 месяцев до 2-х лет.

Программа БОСС-Референт помогает организовать документооборот по стандартам системы менеджмента качества и является надежным помощником в решении управленческих задач.

Использование системы:

Позволяет в максимальной степени отказаться от бумажного документооборота;

Помогает оптимизировать работу с договорами, заявками;

Организует эффективное управление проектами;

Улучшает контроль исполнения заданий и поручений руководства.

При внедрении системы электронного документооборота БОСС-Референт в государственных и властных структурах создается база для налаживания обмена информацией с внешними пользователями по типу «электронного правительства» и организации работы порталов государственных услуг. Программный продукт БОСС-Референт обеспечивает прозрачность деятельности и повышение качества предоставляемых государством услуг. Система позволяет сократить бюджетные расходы на содержание органов власти, повысить продуктивность и эффективность управления, лучше контролировать исполнительскую дисциплину. В частных организациях создание системы повышает оперативность управленческих решений, производительность работы персонала за счет сокращения времени обработки документа и поиска необходимой информации.

СЭД БОСС-Референт имеет ряд неоспоримых преимуществ, а именно:

Создание единого информационного поля в организациях с широкой филиальной структурой;

Быстрое внедрение с адаптацией под требования организации с подключением к решению этих вопросов специалистов заказчика;

Удобный и доступный интерфейс позволяет персоналу организации без напряжения в короткие сроки освоить работу в системе;

Эффективная работа пользователей осуществляется через клиента Lotus и web;

Надежная работа системы, сопровождение и администрирование во всех филиалах из единого центра в режиме 24/7;

Сокращение трафика при работе в распределенной среде;

Широкие возможности для роста системы по количеству пользователей, типов документов, площадок;

Высокий уровень защиты информации;

Богатый и успешный внедренческий опыт, профессионализм разработчиков;

Привлекательная и доступная цена при высоком качестве работы системы.

Создание системы электронного документооборота в компании включает покупку необходимого количества лицензий, работы по постановке и внедрению системы, обучение персонала, организацию поддержка и сопровождения системы. Партнеры компании БОСС-Референт осуществляют продажу лицензий конечным пользователям. Необходимо приобрести лицензии на программу БОСС-Референт и лицензии на платформу IBM Lotus Notes/Domino по количеству пользователей в системе.

В результате внедрения системы электронного документооборота организация получает возможность наведения порядок в документообороте, сокращения времени обработки документов, улучшения контроля исполнения документов. Повышается оперативность принятия решений менеджментом компании за счет быстрого поиска нужной информации. В конкурентной борьбе важным аспектом является сохранность информации, которую СЭД БОСС-Референт обеспечивает в полной мере. Создание единого информационного пространства улучшает взаимодействие между органами власти, делает деятельность государственных структур более прозрачной.

Систему электронного документооборота, построенную на основе системы документационного обеспечения управления БОСС-Референт, можно условно представить в виде совокупности нескольких слоев.

Система БОСС-Референт состоит из следующих модулей:

«Железо» сервера, клиентские рабочие станции, локальные вычислительные сети, модемы, принтеры, сканеры, источники бесперебойного питания и прочие технические средства.

Рисунок 1 - Слои системы документационного обеспечения управления БОСС-Референт

Операционная система: сетевая операционная система Windows, Linux, другие и транспортные протоколы, объединяющие в единый комплекс все «железо».

Lotus Notes/Domino - прикладная программная платформа, являющаяся надстройкой над сетевой операционной системой и включающая средства хранения документов, репликации (синхронизации) данных, полнотекстового поиска, электронной почты и другие важные механизмы.

БОСС-Референт - прикладные взаимосвязанные программные модули, работающие в среде Lotus Notes/Domino и поддерживающие бизнес-процессы управленческого и, частично, функционального документооборота.

Организационное и нормативное обеспечение: регламенты, правила работы, инструкции для пользователей и администраторов системы и т. п.

В состав БОСС-Референт входит набор взаимосвязанных подсистем, предназначенных для создания системы электронного документооборота и автоматизации делопроизводства.

Рисунок 2 - Структура электронного документооборота «БОСС-Референт»

Система электронного документооборота «БОСС-Референт» - отличный пример того, как высококвалифицированные специалисты подходят к выполнению поставленных перед ними задач. Она разработана компанией БОСС-Референт для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Созданная в 1996 году, на сегодняшний день СЭД БОСС-Референт является одним из лидеров на российском рынке решений класса ЕСМ (Enterprise Content Management). Из всех установленных в 2008 году рабочих мест СЭД, 25%, то есть каждое 4-е, реализовано на системе БОСС-Референт (согласно данным обзора рынка СЭД, выпущенного DSS Consulting).

На платформе БОСС-Референт построены крупнейшие в России СЭД в Федеральной налоговой службе РФ (ФНС) - более 85 000 пользователей, и в компании МТС - система объединяет более 25 000 сотрудников.

Приведенные выше факты достаточно полно объясняют, почему при поиске в Интернете сочетания слов «босс референт» почти сразу после описания профессии референта или секретаря-референта и истории происхождения слова «босс» наряду со статьями, как с этими самыми боссами взаимодействовать в профессиональной деятельности, можно обнаружить ссылки на данный продукт.

Главный экран наглядно дает пользователю представление о текущем положении дел. Сотрудник без труда оценит количество и суть ближайших задач, объем почты и поступивших к нему на обработку документов, и при желании, перейдет к конкретному документу, письму или поручению. Новые задания не оставят работника в покое, пока не будут выполнены.

Рисунок 3 - Главный экран программы

Одна из целей программы - обеспечить чистоту и порядок на рабочем месте. Обычно пользователь работает с несколькими десятками документов. Для того, чтобы ограничить количество отображаемых документов, используются совместно работающие переключатели, которые не меняют контекст радикальным образом, а уточняют текущее представление списка документов.

Рисунок 4 - Экран поручений

Пользователями системы электронного документооборота БОСС-Референт являются органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие компании, среди которых как холдинги с большой филиальной структурой, так и небольшие организации.

Автоматизация управления документами с помощью БОСС-Референт приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины, и, следовательно, к общему повышению качества управления.

Управленческие задачи, решаемые СЭД БОСС-Референт:

Организовать эффективную работу с договорами;

Сделать внутрикорпоративный документооборот максимально безбумажным;

Автоматизировать документооборот органов власти федерального или регионального уровня;

Обеспечить качественный контроль исполнения поручений руководителей;

Повысить эффективность работы с заявками;

Наладить управление документами в рамках системы менеджмента качества.

Неудивительно, что запросы «босс референт» часто вводят в поисковых системах представители как коммерческих организаций, так и структур власти.

Внедрение СЭД БОСС-Референт дает следующие результаты:

Повышение качества оказания государственных услуг;

Улучшение исполнительской дисциплины, повышение управляемости;

Повышение прозрачности и открытости деятельности;

Снижение расходов на обеспечение работы органов власти;

Создание основы для комплексной информационной системы типа «электронного правительства» (межведомственный документооборот, ЭАРы, архивы, порталы госуслуг).

Срок окупаемости системы составляет от полугода до 2 лет.

Автоматизация учета наличия и движения персонала

Руководство любого эффективно действующего предприятия уделяет значительное внимание кадровой политике. Кадровый учет и планирование являются неотъемлемой составной частью единого процесса управления предприятием...

Автоматизированные информационные системы управления персоналом предприятия

Безусловно, одной из наиболее распространенных на российском рынке отечественных автоматизированных систем управления персоналом является БОСС-Кадровик, разработанная и успешно продвигаемая компанией АйТи...

Внедрение информационных технологий в процесс управления организацией

Функциональные возможности комплексной интегрированной системы управления БОСС охватывают все основные бизнес процессы организации: - управление и бухгалтерский учет - финансовый менеджмент - управление персоналом - логистика - маркетинг и...

Деятельность секретаря-референта в современной организации

Женщина и бизнес

Портрет идеальной женщины изобразили М. Хенинг и А. Жарден. Это яркая личность, она женственна, не жестока и не холодна, интеллектуально и физически активна, решения принимает сама...

Группой компаний АйТи и ее партнерами реализовано значительное количество проектов по созданию систем электронного документооборота на платформе БОСС-Референт на предприятиях различных отраслей, масштабов и форм собственности...

Система электронного документооборота Босс-Референт

Федеральное агентство кадастра объектов недвижимости (Роснедвижимость) является федеральным органом исполнительной власти...

Стратегическое управление организацией на примере компании Ernst&Young

Компания Ernst&Young в настоящее время представляет собой глобальное партнёрство национальных аудиторских компаний. Крупнейшая из них работает в США. У компании имеется 709 офисов в 140 странах мира...

Сутність професії "референт"

1.1 Співвідношення поняття "секретар", "секретар-референт" та "помічник керівника" У кожному підприємстві, організації, фірмі секретар займається документуванням управлінської діяльності, організацією документальних масивів...

Сутність професії "референт"

Сутність професії "референт"

Серед умов до працівників, а саме секретарів-референтів, що складають і оформлюють службові документи, є загальна вимога: знання нормативної бази діловодства. Слід зазначити...