Должностная инструкция делопроизводителя

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.
1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно генеральному директору / начальнику документационного обеспечения организации / заведующему канцелярией.
1.4. На время отсутствия делопроизводителя его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность делопроизводителя назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование - высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание делопроизводства, программ Microsoft Office.
1.6. Делопроизводитель руководствуется в своей деятельности:
— нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, другими руководящими материалами и документами по ведению делопроизводства на предприятии;
— Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
2.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
2.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
2.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
2.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
2.6. Обеспечивает удобный и быстрый поиск документов.
2.7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
2.8.

Принимает документы на подпись заведующего канцелярией / начальника отдела документационного обеспечения, проверяет правильность их составления и оформления.
2.9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
2.10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права делопроизводителя

Делопроизводитель имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Если после прочтения этой статьи Вы не получили однозначного ответа, обратитесь за быстрой помощью:

12.05.2015
Положение об отделе общего и особого делопроизводства

ПОЛОЖЕHИЕ
об отделе общего и особого делопроизводства

1. Общие положения

Отдел общего и особого делопроизводства (далее — отдел) является самостоятельным структурным подразделением прокуратуры Архангельской области.

В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 17.01.1992 № 2201-1 ФЗ (в ред. от 17.02.2015) «О прокуратуре Российской Федерации», указами Президента Российской Федерации, Постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, регулирующими вопросы защиты государственной тайны и обеспечения режима секретности, Инструкцией по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации, утвержденной приказом Генерального прокурора Российской Федерации от 29.12.2011 № 450 (далее — Инструкция по делопроизводству), иными законодательными актами, организационно-распорядительными документами Генерального прокурора Российской Федерации, прокурора области, Регламентом прокуратуры области и настоящим Положением.

В соответствии с компетенцией, в целях решения возложенных задач отдел взаимодействует со структурными подразделениями прокуратуры области, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти области.

2. Основные задачи отдела

Организация делопроизводственного обслуживания работников прокуратуры области.

Обеспечение защиты государственной тайны в подразделениях прокуратуры области.

Основные должностные обязанности делопроизводителя

Организация и контроль деятельности структурных подразделений по обеспечению режима секретности, организация и ведение секретного делопроизводства.

Качественное и своевременное рассмотрение обращений по вопросам делопроизводства, заданий, поручений вышестоящих прокуратур, исполнение которых относится к компетенции отдела.

Организация архивной работы в прокуратуре области и подчиненных прокуратурах в соответствии с законодательством по архивному делу, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы Российской Федерации.

Проведение учебно-методических мероприятий по повышению квалификации прокурорских работников, других работников в области делопроизводства.

3. Структура отдела

Руководство деятельностью отдела осуществляет начальник отдела, назначение на должность которого согласовывается с РУФСБ России по области.

В отделе устанавливаются должности заместителя начальника отдела, ведущего специалиста, старших специалистов 1 разряда, специалистов 1 разряда, старших инспекторов-делопроизводителей, которые комплектуются работниками, имеющими необходимые для работы в этой сфере квалификацию и деловые качества. Работники, к компетенции которых относится организация и ведение секретного делопроизводства, имеют допуск к сведениям, составляющим государственную тайну.

Должностные обязанности работников отдела определяются должностными регламентами федеральных государственных гражданских служащих, распоряжением о распределении обязанностей, утверждаемым заместителем прокурора области и настоящим Положением.

Руководители отдела несут персональную ответственность за организацию работы отдела, состояние контроля за осуществлением делопроизводства в структурных подразделениях аппарата и подчиненных прокуратурах, работники отдела — за надлежащее исполнение служебных обязанностей, использование печатей и штампов, их сохранность, обоснованность применения.

4. Функции отдела

Осуществление своевременной, соответствующей требованиям Инструкции по делопроизводству обработки поступающих документов, их регистрации, отправки, учетно-справочной работы по документам.

Обеспечение своевременного рассмотрения и подготовки для доклада руководителям прокуратуры области поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов.

Контроль за прохождением, оформлением, исполнением документов в установленные сроки в структурных подразделениях прокуратуры области.

Организация копирования, оперативного размножения документов, разработка бланков документов.

Разработка номенклатуры дел, обеспечение надлежащего формирования, хранения дел, оперативного использования имеющейся в них информации.

Обеспечение контроля за защитой государственной тайны, обеспечения режима секретности, соблюдения установленного порядка работы с секретными документами в прокуратуре области, ведение секретного делопроизводства;

ведение учета нарушений режима секретности, проведение служебных расследований в случае утраты или хищения документов, а также по фактам разглашения сведений, составляющих государственную тайну;

проведение инструктажа работников, допущенных к государственной тайне;

разработка номенклатуры должностей, оформление допуска к государственной тайне;

ведение учета печатей, штампов, ключей от cейфов, контроля за правильностью их хранения и учета.

Организация, контроль, методическое руководство общим и особым делопроизводством, архивным делом в прокуратурах городов, районов, межрайонных и специализированных прокуратурах, разработка организационно-распорядительных документов в сфере делопроизводства, ведение аналитической работы.

Выполняет иные функции, связанные с организацией и ведением общего и особого делопроизводства.

5. Полномочия отдела

Отдел имеет право:

осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в прокуратурах городов, районов, межрайонных и специализированных прокуратурах;

требовать от руководителей структурных подразделений и горрайспецпрокуроров выполнения установленных правил работы с документами;

запрашивать от структурных подразделений, горрайспецпрокуратур сведения, необходимые для работы;

проводить проверки организации документационного обеспечения в структурных подразделениях, горрайспецпрокуратурах, доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений, горрайспецпрокуроров для принятия мер;

получать в ходе служебных проверок от работников на имя прокурора области письменные объяснения по фактам нарушения правил делопроизводства, нарушений режима секретности;

возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

по результатам проверок, анализа, обобщений состояния делопроизводства вносить предложения прокурору области о привлечении к дисциплинарной ответственности, иным видам ответственности должностных лиц аппарата прокуратуры области, горрайспецпрокуратур по фактам нарушения ими установленных правил работы с документами;

участвовать в обсуждении руководством прокуратуры области вопросов, касающихся состояния работы с документами, совершенствования форм и методов работы с ними;

вносить на рассмотрение прокурора области предложения о назначении, перемещении, увольнении работников отдела, их поощрении, привлечении к ответственности;

вести в установленном порядке переписку с другими учреждениями и организациями по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

Отдел несет ответственность за:

обеспечение в соответствии с требованиями федерального законодательства и организационно-распорядительных документов Генерального прокурора Российской Федерации, прокурора области делопроизводственного обслуживания работников прокуратуры области;

соблюдение работниками отдела правил внутреннего трудового распорядка прокуратуры области;

сохранность и обоснованность использования печатей, штампов, ключей от сейфов, металлических шкафов в структурных подразделениях прокуратуры области;

выполнение поручений руководства прокуратуры области, рассмотрение в установленном порядке заявлений и обращений граждан.

6. Взаимодействие отдела со структурными подразделениями

При решении возложенных задач отдел взаимодействует со структурными подразделениями по вопросам документационного обеспечения работы подразделений;

с отделом кадров по вопросам подбора, расстановки работников отдела, повышения их квалификации, соблюдения требований служебного распорядка, трудовых прав работников, осуществления мероприятий по их допуску к государственной тайне, его переоформлении, прекращении, оформлении доплаты за работу со сведениями, составляющими государственную тайну;

с отделом планирования, труда, финансирования, бухгалтерского учета и отчетности, отделом материального, технического обеспечения, эксплуатации зданий и транспорта по вопросам обеспечения отдела средствами организационной, вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, финансирования работ и ввода в эксплуатацию в горрайспецпрокуратурах режимных помещений для хранения носителей сведений, составляющих государственную тайну, возмещения затрат на медицинское обслуживание, проезд в отпуск, соблюдения иных трудовых прав работников отдела в пределах предоставленной компетенции;

с отделом информационных технологий, обеспечения информационной безопасности по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации, обеспечения бесперебойной работы автоматизированной системы ведомственного документооборота АИК «Надзор», системы электронного документооборота ИСОП, иного программного обеспечения в органах прокуратуры, использования для осуществления секретных работ средств вычислительной техники и проведения аттестации режимных помещений на пригодность к осуществлению этих работ.

Делопроизводство

Делопроизводство в отделе осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, утвержденной приказом Генерального прокурора Российской Федерации от 29.12.2011 № 450, Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 05.01.2004 № 3-1.

Положение, утвержденное прокурором области 10.06.2011, считать утратившим силу.

Нормативные акты: Прокуратура Архангельской области

Профессия делопроизводителя заключается в ведении документооборота компании. Каждый день через руки специалиста проходит масса документации, которую необходимо проанализировать, обработать и, при необходимости, отправить адресату. В некоторых фирмах должность делопроизводителя может включать задачи секретаря или офис-менеджера — личные просьбы руководства, звонки, работу с клиентами, ведение корреспонденции и даже перевод документов с иностранных языков.

Данная профессия перспективна, как правило, только в крупных компаниях, поскольку именно там существуют серьезные службы секретариата.

Места работы

Делопроизводители нужны любой крупной компании, архиву, образовательному или культурному учреждению, справочной службе, а также многим другим организациям.

История профессии

В давнее время делопроизводством занимались писари и секретари, и только в конце прошлого века появилась профессия делопроизводителя. В современное время работы с документами стало очень много и сейчас даже в университетах появились факультеты, готовящие специалистов в сфере документоведения и архивного дела.

Обязанности делопроизводителя

Должностные обязанности делопроизводителя зависят от сферы деятельности и величины компании-работодателя, при этом основные функции заключаются в следующем:

• ведение документооборота компании;
• регистрация и обработка корреспонденции;
• ведение телефонных переговоров и работа с клиентами;
• контроль своевременного исполнения документов;
• ведение архива документов;
• знание основных положений ЕГСД (Единой государственной системы делопроизводства) и нормативно-правовых актов, содержащих правила ведения документации в определенной организации;

В некоторых компаниях делопроизводитель занимается переводом корреспонденции и документов с английского на русский и наоборот.

Требования к делопроизводителю

Основные требования к делопроизводителю включают в себя:

• высшее образование (желательно: экономика, документоведение, архивоведение);
• владение ПК и офисной техникой;
• умение работать с документами (оформление, ведение реестров, архивирование и т.п.);
• умение вести коммуникации с клиентами;
• опыт работы на аналогичной или схожей должности от 1 года.

Кроме профессиональных навыков, делопроизводитель должен быть аккуратным, внимательным и усидчивым.

В некоторых компаниях также требуется знание английского языка.

Образец резюме

Образец резюме делопроизводителя.

Как стать делопроизводителем

Для того чтобы получить должность делопроизводителя в крупной компании необходимо иметь высшее образование и опыт работы более 1 года.

{{{ data.title }}}

Кроме того, полезно будет окончить компьютерные курсы, так как задачи специалиста включают работу с ПК и офисной техникой.

Зарплата делопроизводителя

Заработная плата делопроизводителя зависит от опыта работы и может колебаться от 15 до 50 тысяч рублей в месяц. Также заработок зависит от региона работы, величины компании-работодателя и специфики его деятельности. Средняя зарплата делопроизводителя составляет 25 тысяч рублей.

Где пройти обучение

Помимо высшего образования на рынке есть ряд краткосрочного обучения длительностью, как правило, от недели до года.

Межрегиональная Академия строительного и промышленного комплекса и ее курсы направления «Делопроизводство».

Современная научно-техническая академия и ряд её курсов по направлению «Кадровое делопроизводство».

Главная / Типовые документы / Трудовой контракт.

Трудовые отношения

ОБРАЗЕЦ. ОСНОВНЫЕ ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ ОСНОВНЫЕ ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ Проводит работу по приему и регистрации поступившей корреспонденции с применением регистрационных карточек или компьютерной обработкой поступившей корреспонденции в соответствии с резолюциями руководителей организации или ее подразделений, передает документы на исполнение. Следит за прохождением документов, осуществляет контроль за их исполнением, Выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. Обязанности делопроизводителя и образец должностной инструкции Отправляет исполненную документацию и корреспонденцию по адресатам. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. Подготавливает и сдает в архив организации документы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации. Для надлежащего исполнения должностных обязанностей должен знать: руководящие и нормативные документы, касающиеся ведения делопроизводства в организации; основные положения Единой государственной системы делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; структуру организации и ее подразделений; порядок контроля за прохождением служебных документов; законодательство о труде и охране труда РФ; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Делопроизводитель – очень важная должность на любом предприятии. От его грамотности и оперативности зависит организация документооборота в организации. А это влияет на работу структурных подразделений, своевременное принятие важных решений со стороны руководства.

Где работает делопроизводитель

Делопроизводитель – востребованная профессия. Практически ни одна крупная компания не может обойтись без этого сотрудника.

Подобный сотрудник нужен в любой организации, где присутствует большой документооборот , за которым должен кто-то следить: регистрировать, сортировать, архивировать и найти в любой момент необходимую бумажку.

Например, в школе работник занимается ведением дел всех учащихся : регистрацией, внесение информации в компьютерную базу и последующим архивированием.

Очень важен такой сотрудник в судебных инстанциях – где поток документации просто огромен. Ни одной солидной компании не обойтись без данной штатной единицы, будь это промышленная компания, справочная служба, институт, культурное учреждение, юридическая консультация и прочие учреждения.

Чем отличается от секретаря

На первый взгляд кажется, что эти две должности ни чем не отличаются друг от друга, но это если рассматривать круг обязанностей секретаря-делопроизводителя на маленьком предприятии.

В больших компаниях эти две профессии четко отделены друг от друга. При этом в штате может быть не одна единица делопроизводителя или секретаря.

Чтобы понять разницу между этими работниками нужно понимать, чем конкретно каждый занимается на предприятии.

Слово «секретарь» имеет латинские корни, в переводе означающие «секрет». То есть это доверенное лицо, приближенное к руководителю. Круг обязанностей достаточно разнообразен, в зависимости от сферы деятельности организации:

• прием и регистрации входящих звонков. Соединение абонента с отделом или должностным лицом на предприятии;
• организация работы в приемной руководителя: запись и прием посетителей;
• регулирование рабочего графика руководителя: планирование и напоминание о встречах, организация совещаний и тому подобное;
• обслуживание начальника: подача чая, кофе, бутербродов и подобное;
• выполнение мелких поручений директора;
• контроль наличия у директора необходимых для работы канцтоваров и прочих вещей;
• организация командировок: бронирование билетов и гостиничных номеров, проверка наличия и соответствующего заполнения сопроводительных документов.

Во многих организациях секретарь – это помощник руководителя . Должность очень многофункциональна в отличие от делопроизводителя, который занимается только «бумажной» работой .

Секретарь постоянно общается с людьми, делопроизводитель – с документами. Любой секретарь может заниматься перепиской и оформлением входящей или исходящей документации, но это не является его основной обязанностью, она лишь дополнят круг остальных функций.

Очень часто руководители предприятий предпочитают нанять одного сотрудника, который будет совмещать функции секретаря и делопроизводителя. Это совершенно неверный подход в организации работы, приемлемый только для очень маленьких фирм .

Делопроизводитель должен в первую очередь следить и контролировать все документационные потоки предприятия . Полноценно выполнить такую функцию будет тяжело, если придется бесконечно сидеть на телефоне, бегать по поручениям директора и заваривать кофе ему и сотрудникам офиса.

Квалифицированный сотрудник не только контролирует деловую корреспонденцию на предприятии, но занимается содержанием ее архива.

В зависимости от особенностей деятельности предприятия у делопроизводителя может быть разнообразный круг обязанностей:

1. Регистрация входящей и исходящей деловой переписки;
2. Сортировка корреспонденции по степени важности и подразделениям;
3. Ведение конструктивной переписки;
4. Создание документальной базы предприятия;
5. Ведение бумажного и электронного реестра;
6. Контроль своевременного исполнения предписаний, назначенных в документах;
7. После резолюции директора, доведение информации до структурных подразделений;
8. Выдача справок или копии документов в соответствии с поступающими запросами;
9. Рассылка деловой переписки по адресатам;
10. Обеспечение хранения документов, систематизация их для оптимизации поиска;
11. Составление архива.

Чем крупнее организация, чем больше в ней структурных подразделений, тем нужнее организация делопроизводства. В корпорациях может быть целый отдел сотрудников, занимающихся «бумажной» работой в различных направлениях, следовательно, обязанности у них будут разными.

Например, в компаниях, имеющих иностранных партнеров обязанности делопроизводителя могут включить перевод поступающей корреспонденции .

Требования к сотруднику

Прошли те времена, когда профессия делопроизводителя или секретаря относилась к низко квалифицированным должностям, не требующим особых навыков, знаний и умений. Сейчас это ответственная должность, на которую чаще всего подбираются кандидаты, имеющие высшее образование.

От квалифицированной работы сотрудника зависит нормальное функционирование организации, поэтому работник должен обладать следующими личными качествами:

• великолепная память;
• дотошность и терпеливость;
• аккуратность;
• самообладание;
• деловой стиль общения;
• само организованность и самодисциплина;
• педантичность;
• высокая концентрация внимания;
• эмоциональная устойчивость;
• высокий уровень ответственности.

Кроме индивидуальных требований, к сотруднику обязательно предъявляются квалификационные запросы:

• высшее образование. Для солидных учреждений – документоведение, архивоведение;
• умелое владение персональным компьютером, офисной техникой;
• знания правильного ведения документооборота: оформление и регистрация, составление реестров, правильного хранения документов, их архивирования и прочие навыки;
• умение налаживать коммуникационные связи между различными подразделениями и структурами, умелое общение с клиентами и сторонними организациями;
• опыт работы (данное требование не всегда присутствует, но при наличии нескольких претендентов на должность предыдущий опыт является большим плюсом);
• знание языков (подобные запросы предъявляют компании с иностранным вложением капитала либо ведущие внешне экономическую деятельность).

обязан знать и применять в работе правила, инструкции, нормативно-правовые законодательные акты, регулирующие организацию документооборота на предприятии. Он должен ориентироваться на положения государственной структуры делопроизводства.

Важные положения должностной инструкции

При поступлении на работу каждый сотрудник должен иметь первоначальное знание о возложенных на него обязанностях . Подобная информация берется из должностной инструкции. Это документ, в котором подробно прописаны все функциональные обязанности работника, его ответственность за их ненадлежащее исполнение и права.

Конечно, руководитель может не подписывать данный документ с трудящимся, но тогда он не сможет требовать четкого исполнения определенного набора дел, а тем более наказывать или штрафовать за невыполнение определенных задач.

Поэтому должностная инструкция это важный документ, как для руководителя организации, так и для ее сотрудников.

Стандартная инструкция включает в себя следующие пункты:

1. Общие положения. Данный параграф определяет что делопроизводитель – это категория технических исполнителей. Затем в нем четко прописываются квалификационные требования к занимаемой должности, особенности назначения и снятия с должности. Непосредственное подчинение сотрудника. Какими знаниями и навыками он должен руководствоваться при осуществлении своей деятельности. Очень важным моментом является пункт о возложении обязанностей делопроизводителя во время его отсутствия на другого сотрудника.
2. Функциональные обязанности работника.
3. Права работника. Сотрудник имеет права участвовать в разработке проектов, касающихся его сферы деятельности, вносить предложения по усовершенствованию своих обязанностей, по согласию руководства задействовать других сотрудников в работе.
4. Ответственность. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей делопроизводитель будет нести ответственность в соответствии с действующим законодательством и нормативами, принятыми на предприятии.
5. Заключительные положения определяю дату подписания документа и составление его в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу.

Делопроизводитель – это престижная профессия. Сейчас многие высшие учебные заведения открывают курсы по специальности «Документоведение и архивоведение». Это говорит о том, что специальность востребована. В зависимости от опыта работы и квалификации заработная плата такого специалиста может быть на уровне менеджера среднего или даже высшего состава.

Видео содержит интересную и подробную информацию о ведении документооборота в делопроизводстве, что является прямо обязанностью этого сотрудника.

главного специалиста по документообороту

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с главным специалистом по документообороту и в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

1. Общие положения

1.1. Должность главного специалиста по документообороту относится к категории специалистов.

1.2. Назначается и освобождается от должности распоряжением руководителя организации по представлению руководителя отдела.

1.3. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование, стаж работы по специальности не менее трех лет.

1.4. Главный специалист по документообороту подчиняется начальнику отдела кадровой политики.

1.5. Во время отсутствия главного специалиста по документообороту (командировка, отпуск, болезнь и др.) его обязанности выполняет назначаемый в установленном порядке специалист, который несет полную ответственность за их надлежащее исполнение.

1.6. В своей деятельности главный специалист по документообороту и текущему контролю руководствуется:

• законодательными и нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
• методическими материалами по соответствующим вопросам;
• уставом организации;
• приказами и распоряжениями _____________, нормативными актами и другими руководящими документами, регламентирующими деятельность отдела;
• правилами внутреннего распорядка;
• правилами охраны труда и техники безопасности, противопожарной защиты;
• настоящей должностной инструкцией.

1.7. Главный специалист по документообороту должен знать:

• правовое обеспечение деятельности компании;
• архивное дело;
• структуру и руководящий состав организации;
• единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в архив компании, а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
• организационную культуру и служебную этику.

2. Должностные обязанности

Главный специалист по документообороту обязан:

2.1. Соблюдать порядок подготовки и внесения проектов приказов и распоряжений ______________________.

2.2. Контролировать оформление нормативно - правовых актов в соответствии с Инструкцией администрации по делопроизводству.

2.3. Вести регистрацию входящих исходящих и внутренних документов _______________________________.

2.4. Регистрацию Приказов и Распоряжений ________________________ проводить только при наличии листа согласования с курирующими заместителями и юридической экспертизы главного специалиста по правовым вопросам.

2.5. Вносить в реестр и подшивать в дело оригиналы приказов и распоряжений ____________ с листом согласования.

2.6. Вести обработку и хранение документов, сдачу их в установленные сроки для хранения в архив.

2.7. Вести контроль исполнения организационно-распорядительных документов от ____________________.

2.8. Выдавать под роспись исполнителям необходимые документы с печатью контроля исполнения, следить за своевременным их исполнением.

2.9. Вести регистрацию и обеспечить хранение нормативно-правовых актов администрации, соглашений, договоров.

2.10. Хранить штампы, печать общего отдела и печать для документов, обеспечивать их сохранность.

2.11. Контролировать работу факса, телефона междугородной линии.

2.12. Вести протокола планерных совещаний и ________________, производить рассылку поручений ____________.

2.13. Вести контроль исполнения поручений ___________.

2.14. Повышать профессиональный уровень, проходит обучение, подготовку и переподготовку по инициативе работодателя.

2.15. Соблюдать общие принципы корпоративного поведения служащего, запреты и ограничения, связанные с работой.

3. Права

Главный специалист по документообороту вправе:

3.1. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.2. Запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.3. Требовать от руководства администрации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность

Главный специалист по документообороту несет ответственность:

4.1. За неисполнение и ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в соответствии с действующим законодательством

4.2. За разглашение информации, носящей служебный и конфиденциальный характер.

4.3. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

4.4. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

С инструкцией ознакомлен (а),

инструкцию получил (а) ________________________________

Отныне секретное делопроизводство - прерогатива не только государственных органов. Документы с грифом секретности сегодня есть почти в каждой крупной коммерческой организации. В этой статье будет рассказано все о грамотном ведении тайной документации.

Понятие тайны в делопроизводстве

Любая трудовая деятельность, так или иначе связанная с тайной или секретной документацией, всегда хранит в себе множество трудностей, проблем и рисков. С чем это связано? Существует множество причин, среди которых основной является банальное неумение грамотно работать с бумагами, носящими гриф секретности.

Для начала стоило бы определиться с тем, что вообще является тайной. Тайна имеет несколько значений. Есть брать в расчет наиболее распространенное определение, то данное понятие стоит трактовать как некую информацию, доступную только ограниченному кругу лицу. Тайна не подлежит разглашению, она должна держаться в секрете. Как правило, тайна вскоре утрачивается, и информация становится доступной большому числу людей. Соответственно, и организация секретного делопроизводства становится ненужной.

Грифы секретности

На данный момент секретность имеет несколько основных типов. Если речь идет про секретное делопроизводство, так или иначе связанное с государственными делами, то все документы делятся на три основных типа:

• особая важность;
• совершенно секретно;
• служебное пользование.

Закрепляется эта классификация специальным Федеральным законом от 21 июля 1993 года "О гос. тайне". Что представляет собой каждый из представленных выше грифов?

Гриф "особой важности" представляет собой самую высокую степень секретности. Естественно, подобный статус может получить далеко не каждый документ. Так, в случае раскрытия грифа особой важности может быть нанесен значительный ущерб государству или какой-то группе людей. Именно поэтому и защита у подобного рода документов соответствующая.

Гриф "совершенно секретно" также присваивается документам, содержащим какую-то государственную тайну. Строгая регламентация при работе с подобного рода бумагами является в данном случае отличительной чертой.

Гриф "служебное пользование" не предоставляет документам особенную секретность, однако значительно ограничивает пользование ими. Подобного рода секретное делопроизводство устанавливается, как правило, в коммерческих структурах.

Порядок засекречивания

Порядок засекречивания все также устанавливает ФЗ о гос. тайне, названный выше. Согласно этому документу, в тайну, подлежащую государству, могут входить:

• информация о военной сфере;
• сведения об экономике, технике или науке;
• информация о внешнеполитической или экономической сферах;
• сведения о контрразведках, оперативной или розыскной деятельности, об антитеррористической политике и т. д.

Каким образом документы подлежат засекречиванию? Основное, что стоит отметить, это наличие специально уполномоченных экспертов. Лица с определенной квалификацией занимаются разработкой безопасного хранения тех или иных бумаг. Подбирается наиболее подходящий гриф секретности, в соответствии с которым и происходит дальнейшая работа. По сути, секретное делопроизводство - это громадная сфера со своими работниками и руководителями.

Системный принцип определения секретности

Для наиболее грамотного определения степени секретности необходимо периодически применять особенные принципы. Далее речь пойдет о самом виде определения тайны в делопроизводстве - о принципе системности. Что он собой представляет?

Основная черта системного подхода - особое внимание к проблеме засекречивания в целом. Основной его функцией является сохранение двух взаимовлияющих тенденций: с одной стороны, не допустить распространения важной информации; с другой - избежать массового засекречивания и вытекающих отсюда проблем.

Как происходит ведение секретного делопроизводства? Здесь основными являются два механизма: завышение и занижение грифа секретности. Завышение значительно сужает возможность обмена необходимой информацией, занижение несколько ослабляет этот процесс.

Другие принципы

Какие еще принципы и правила секретного делопроизводства можно выделить? Помимо системности, стоит отметить также объективность. В чем здесь смысл? Если давать краткую характеристику, то звучит она следующим образом: при работе с тайной документацией нельзя руководствоваться разного рода субъективными мнениями и предположениями. Должен существовать определенный перечень правил, в соответствии с которым и будут разрабатываться все необходимые меры.

Принцип оптимизации - еще один неотъемлемый элемент секретного делопроизводства. Его основной смысл заключается в том, что наименьшее количество данных в засекреченных документах - это лучшее и оптимальное решение. Излишки информации будут лишь нарушать необходимый уровень безопасности.

Принцип периодического осмотра заключается в постоянном контроле за тайной документацией.

О внесении изменений в секретные документы

Как уже было сказано, степень секретности того или иного документа определяется в соответствии со специальным перечнем сведений. После засекречиваются и отправляются на хранение. А возможно ли внесение изменений в эти документы?

Инструкция по секретному делопроизводству, которую содержит ФЗ о закрепляет ряд объективных ситуаций и обстоятельств, согласно которым, документы могут в разной степени подлежать пересмотру. Стоит, однако, отметить, что срок рассекречивания или изменения документации не должен превышать 30 лет. Исключение - решение специальной межведомственной комиссии. Как и в случае с засекречиванием, работы по снятию или снижению грифов секретности производятся специальной, уполномоченной на то группой лиц.

Уничтожение секретных документов

Решение об уничтожении того или иного тайного документа зависит от грифа секретности, наложенного на него. Если гриф с пометкой особой важности или совершенной секретности, то все вопросы опять же решает межведомственная комиссия. Если речь идет о коммерческой тайне, секретной документации какого-либо предприятия, то необходимо созывать специальную экспертную комиссию и руководителей. Она будет решать организационные вопросы, а руководство должно дать разрешение.

Процесс уничтожения проходит, как правило, в составе трех или более человек. Бумаги уничтожаются при помощи специальных машин - бумагоперерабатывающих аппаратов. Должны быть проставлены отметки в регистрационных формах, определяющих учет документации. Стоит также отметить, что уничтожение секретной документации должно происходить параллельно с уничтожением внутренней описи.

Правила ведения секретного делопроизводства

Далее речь пойдет о секретной документации фирм или прочих коммерческих структур. При работе с тайными документами необходимо учитывать несколько основных правил и требований. Стоит выделить самые важные моменты:

• необходимо соблюдать строжайший контроль над доступом посторонних лиц к документам. Речь идет и о персонале. Так, безопасность должна устанавливаться через службу охраны или безопасности.
• Необходимо точно определить лиц, имеющих право работать с секретной документацией. Соответственно, их стоит наделить и особыми полномочиями.
• Должна быть разработана четкая инструкция (памятка) по работе с тайной документацией. Вся дальнейшая работа должна организовываться в строгом соответствии с ней.
• С сотрудников должно быть взято соглашение о неразглашении коммерческой и производственной тайны.
• Должно происходить постоянное материальное стимулирование лиц, имеющих право доступа к секретной документации. В частности, любой специалист секретного делопроизводства должен быть под личным контролем руководства.

Это все основные правила, которые необходимо соблюдать при работе с секретными или тайными документами.

Обязанности специалистов по секретным документам

Обязанности сотрудников, допущенных к работе с тайным делопроизводством, на каждом предприятии разные. Во всяком случае не существует какой-то единой инструкции по работе с секретной документацией. Однако все же можно выделить наиболее общие и распространенные моменты, о которых должен помнить каждый сотрудник, имеющий дело с тайными бумагами. В частности, речь идет о том, что:

• Сотрудник несет персональную ответственность за хранение, сохранность или изменение документов.
• Сотрудник должен быть бдительным, ответственным и внимательным. Любые попытки посторонних лиц получить доступ к документации должны незамедлительно пресекаться.
• Сотрудник должен знать и соблюдать положения инструкции о работе с секретными документами.

Помимо этого, необходимо выделить то, что специалисту делать запрещено. Сюда относятся:

• сообщения любым посторонним лицам секретных сведений;
• вынос, транспортировка или изменение документации без ведома руководства;
• ознакомление с документацией по вопросам, которые не входят в ведение сотрудника;
• уничтожение документов без ведома руководства.

секретной документации

Стоит привести наиболее общие сведения о том, как должна выглядеть обложка тайных документов. Практически любой отдел секретного делопроизводства закрепляет следующие нормы:

• правый верхний угол - гриф секретности;
• под грифом - инвентарный номер;
• у документов с грифом совершенной секретности должна быть красная линия из правого верхнего угла;
• листы должны нумероваться и прошиваться ниткой.

Естественно, существует и множество других требований к подобного рода бумагам. Однако названные выше моменты относятся практически к любым формам секретных документов.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
начальника (руководителя) секретного отдела организации

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность начальника (руководителя) секретного отдела (части, бюро, группы) цеха сектора и других производственных структур организации (далее - "Работник") в ________ (далее - "Организация").
1.2. Работник назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Руководителя Организации.
1.3. Работник подчиняется непосредственно __________________ Организации.
1.4. На должность Работника назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (техническое) образование и стаж работы в секретных органах или на инженерно-технических должностях не менее 3 лет.
1.5. Работник должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие, методические и нормативные документы по организации мероприятий по обеспечению секретности проводимых закрытых работ, по секретному делопроизводству и охране коммерческой тайны;
- инструкции и положения по обеспечению защиты информации при автоматизированной обработке на электронно-вычислительной технике;
- схемы документооборота, порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
- срок и порядок сдачи документов в архив;
- структуру Организации;
- основы организации труда, производства и управления, основы трудового законодательства;
- правила по охране труда, производственной санитарии и пожарной безопасности.
1.6. В период временного отсутствия Работника его обязанности возлагаются на ___________________________.
1.7. В подчинении Работника находятся: _______________________________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Работник:
2.1. Обеспечивает сохранение государственной тайны и соблюдение режима секретности при проведении работ и ведении секретного делопроизводства.
2.2. Несет персональную ответственность за выполнение секретным отделом (частью, бюро, группой) цеха, сектора и других производственных структур Организации возложенных на него задач и функций.
2.3. Разрабатывает инструкции, приказы на основании указаний вышестоящих органов.
2.4. Организует учет, хранение, размножение и рассылку секретной документации, обеспечивая ее сохранность и соблюдение режима секретности.
2.5. Организует работу по предупреждению утечки секретных сведений.
2.6. Принимает участие в разработке режимного обеспечения автоматизированных систем управления и обработке информации на электронно-вычислительной технике.
2.7. Контролирует эффективность систем программно-математической защиты информации при обработке ее на электронно-вычислительной технике.
2.8. Ведет учет и хранение машинных носителей секретной информации.
2.9. Организует и контролирует учет осведомленности работников Организации о сведениях, составляющих государственную тайну.
2.10. Обеспечивает соблюдение режима секретности при проведении совещаний, конференций, учебных занятий по секретным вопросам.
2.11. Проводит мероприятия по предотвращению включения в документы излишних секретных сведений, сокращению количества издаваемых секретных документов.
2.12. Организует сверки наличия документов и участвует в их проведении.
2.13. Организует работу экспертной комиссии по отбору документов для архивного хранения и уничтожения, проверяет отобранную и подготовленную для уничтожения документацию и участвует в ее уничтожении.
2.14. Принимает участие в работе по сохранению коммерческой тайны, в проведении анализа с целью совершенствования секретного делопроизводства и закрытия каналов утечки секретных сведений.
2.15. Организует инструктаж исполнителей, ведет учет нарушений режима секретности, осуществляет контроль над соблюдением правил обращения с секретными документами на рабочих местах исполнителей, принимает участие в проведении служебных расследований.
2.16. Принимает участие в работе по подбору кадров, их расстановке, повышению квалификации.
2.17. Составляет годовые планы работы, планы мероприятий по решению отдельных вопросов обеспечения сохранения государственной тайны.
2.18. Руководит работниками отдела (части, бюро, группы), контролирует выполнение ими требований режима секретности, сохранения государственной и коммерческой тайны, правил внутреннего трудового распорядка.

3.1. Работник имеет право:
- на предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором;
- на предоставление ему рабочего места, соответствующего государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором;
- на предоставление ему полной и достоверной информации об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте;
- на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;
- на получение материалов и документов, относящихся к своей деятельности, ознакомление с проектами решений руководства Организации, касающимися его деятельности;
- на взаимодействие с другими подразделениями Работодателя для решения оперативных вопросов своей профессиональной деятельности;
- представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.
3.2. Работник вправе требовать от Работодателя оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Работник несет ответственность за:
4.1. Неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. Нарушение правил техники безопасности и инструкции по охране труда.
4.3. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Организации и ее работникам.
4.4. Правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, - в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.
4.5. Причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Работника определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.
5.2. В связи с производственной необходимостью Работник обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

Вы получите полезные материалы по вопросам, связанным с темами Должностная инструкция начальника дистанции пути , должностная инструкция начальника по ремонту автомобильных дорог.